Gastvrijheid is een vak.
Vanuit onze ervaring met talloze evenementen helpen we opdrachtgevers bij het inrichten van de juiste gastreis.
We kijken naar de juiste bezetting van het hospitality team, naar de momenten waarop service voelbaar wordt en naar hoe we je volledig kunnen ontzorgen. Van ontvangst tot vertrek.
Wil je dat wij het ook uitvoeren? Dan coördineren wij op de dag zelf het volledige gastvrijheidsdeel, met ons eigen team en een eigen teamleider op de vloer.
Waarom gastvrijheid het verschil maakt
Gastvrijheid kan een evenement maken of breken. En dat merk je meteen.
- Gasten die niet weten waar ze heen moeten
- Wachtrijen bij de ontvangst
- Onrust tussen de programmaonderdelen
- Een team dat improviseert in plaats van aan te voelen wat er nodig is.
Daarom beginnen wij niet bij de bezetting, maar bij je gast. Wij brengen de gastreis van je evenement in kaart en zorgen dat elk moment klopt.
Advies en coördinatie die jouw evenement versterken
Van de eerste uitnodiging tot het laatste afscheid. Wij denken met je mee bij:
- Ontvangst en registratie
- Gastenstroom en routing
- Bezetting van het hospitality team
- VIP-ontvangst
- Lounges en netwerkmomenten
- Sprekers begeleiding
- Productlanceringen en merken met een premium uitstraling
Per evenement bepalen we samen waar de meeste winst zit. Zo krijg je advies dat past bij jouw gasten en geen standaardplan.
Wat je wint met ons advies
Ervaring in talloze evenementen
Wij weten wat werkt en wat juist niet.
Een event dat soepel loopt
Dankzij een heldere gastreis met timing en overzicht.
Gasten die zich welkom en gezien voelen
Door warme service, correcte omgangsvormen en echte aandacht.
Een uitstraling die past bij jouw merk
Representatief, verzorgd en professioneel
Zekerheid voor jou als organisator
Met één teamleider die de kwaliteit en flow bewaakt.
Het resultaat?
Een event dat niet alleen goed georganiseerd is, maar ook goed voelt.
Dit krijg je er altijd bij
Een advies van Beaumonde is meer dan een lijstje tips. Het is een concreet plan dat aansluit op de uitstraling en de doelen van jouw evenement.
Inbegrepen in ieder project:
- Analyse van gastreis
- Advies voor de juiste bezetting
- Coördinatie op locatie
- Een duidelijke briefing vooraf
- Aandacht voor uitstraling en details
- Advies voor internationale gasten
- Proactieve ondersteuning in timing, routing en gastflow
Ons doel: jou volledig ontzorgen, van ontvangst tot laatste vertrek.
Zo werken wij
1. We leren jouw event kennen
Je vertelt ons het doel, de setting, de gewenste uitstraling en het serviceniveau.
2. We brengen de gastreis in kaart.
We lopen elk contactmoment na en zien waar kansen liggen.
3. Je ontvangt ons advies
Een concreet plan met draaiboek en heldere prijs vooraf.
4. Op de dag zelf nemen wij de regie.
Als je wilt coördineert onze teamleider het volledige proces. Jij hebt maar één aanspreekpunt
5. We sluiten af met een evaluatie
Zo blijven we verbeteren en bouwen we verder aan sterke samenwerkingen.
Klaar voor gastvrijheid die jouw evenement écht versterkt?
Vertel ons wat je organiseert en wat je belangrijk vindt, dan denken wij met je mee over de juiste gastreis en hospitality. Eén gesprek en je weet precies wat we voor je kunnen betekenen.
Veelgestelde vragen
Wat is inbegrepen bij advies en coördinatie?
Een analyse van de gastreis, advies over de juiste bezetting en een draaiboek voor het gastvrijheidsdeel van je evenement. Wil je dat wij het ook uitvoeren, dan coördineert onze teamleider alles op de dag zelf.
Hoe ver van tevoren moet ik jullie inschakelen?
Hoe eerder, hoe meer we kunnen meedenken. Voor grote evenementen adviseren we minimaal drie maanden vooraf. Voor kleinere evenementen kan het vaak binnen een paar weken.
Kan ik alleen advies krijgen, zonder uitvoering?
Ja. Heb je een eigen team en wil je vooral weten hoe het beter kan? Dan krijg je een advies en een draaiboek waarmee je zelf aan de slag gaat.
Voor welke evenementen is dit geschikt?
Voor congressen, beurzen, bedrijfsevenementen, productlanceringen en VIP ontvangsten. Kortom voor elk zakelijk evenement waar de beleving van je gasten telt.
Wat kost het?
Dat hangt af van de omvang van je evenement. Na de kennismaking krijg je een voorstel met een vaste prijs, zonder verrassingen achteraf.
Werken jullie ook met internationale gasten?
Zeker. Wij adviseren over ontvangst en communicatie voor internationale gasten, en ons team spreekt Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans.